Gestion des connaissances

Mais que faut-il penser d'un tel engouement ? Est-ce que des outils encore inconnus il y a quelques mois, peuvent réellement faciliter la gestion des connaissances ? Pour vous donner des éléments de réponses, nous allons nous intéresser séparément aux Weblogs et aux Wiki au regard du management des connaissances.

Les Weblogs, également appelés Blogs, qui offrent la possibilité de mettre en ligne très facilement une page web, ont été originellement utilisés pour créer des sites personnels, sortes de carnets ou de journaux reflétant les humeurs et les opinions d'un individu.

Du fait de leur extrême simplicité d'utilisation et de déploiement, les experts ont très vite repéré l'énorme potentiel de ces outils. Les Blogs offrent aux collaborateurs un moyen très simple de partager leur savoir avec leurs collègues. Rien de plus facile, en effet, de mettre à disposition sur une page web des liens vers des ressources utiles : documents présents sur le poste utilisateur, base de données, listes de contacts, ressources externes diverses ou encore description formelle de méthode de travail. Regroupés sur un même Intranet, ces mini-sites pourraient ainsi constituer une véritable mémoire d'entreprise.

Pour l'heure, les Blogs restent essentiellement cantonnés dans une utilisation grand public. Mais cette tendance à la « professionnalisation » des usages, initiés par les experts, semble se confirmer par certains éditeurs de weblogs qui proposent désormais des modules orientés entreprise : gestion avancée des e-mail, gestion de projet, etc.

Aux côtés des Weblogs, les outils de Wiki jouissent du même intérêt dans le cadre d'une utilisation en entreprise.

A l'instar d'un Weblog, un Wiki permet de publier très facilement des pages web. Mais ce qui différencient ces deux types d'outils, c'est le nombre de contributeurs potentiels au même site. En effet, si le Weblog n'est dédié qu'à un seul individu ou à un groupe très restreint, le Wiki est ouvert à tout le monde.

N'importe quel lecteur peut modifier une page déjà existante ou en créer une nouvelle s'il juge que sa contribution peut apporter des éléments nouveaux. De cette manière, le contenu du site devient réellement dynamique et s'enrichit au fur et à mesure des contributions. La circulation d'information devient plus simple et surtout plus rapide.

Grâce à cet outil de publication collaborative simple et interactif, les organisations sont en possession d'un véritable atout pour convaincre plus facilement les collaborateurs de partager leurs connaissances et de participer à la constitution de la mémoire d'entreprise. Certaines entreprises américaines ont d'ailleurs sautés le pas, le New York Times est l'exemple le plus célèbre.

Cependant cette vision des Wiki est résolument idéale car ces outils peuvent conduire très facilement à l'anarchie si l'on autorise la publication et la modification de contenus à n'importe qui. Bien sûr, il existe des « parades » techniques qui permettent la gestion de comptes utilisateurs et la sauvegarde régulière du contenu, mais il est difficile d'obtenir des résultats tangibles dans les entreprises sans un minimum de discipline.

Au final, l'utilisation de Wiki et de Weblogs en entreprise pour faciliter la gestion des connaissances n'est pas une question de maturité des technologies. Au-delà des possibilités techniques offertes par ces outils, il est impératif de se pencher sur leurs usages possibles en entreprise.

Wiki et Weblogs ont beaucoup d'atouts pour séduire les collaborateurs et les inciter à partager leur savoir. Mais sans objectifs, orientations, périmètre et règles clairement définis, l'utilisation mais aussi les contenus véhiculés par ces outils pourraient très vite devenir anarchiques, incontrôlables et finalement préjudiciables pour l'entreprise.

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