Cet article, écrit par Guy RIVOIRE (cabinet Elnor), a pour objectif de proposer une méthode d'identification et de traitement des points clés de maîtrise de la performance de l'entreprise, basée sur une utilisation optimale des atouts du Balanced Scorecard (ou Tableau de Bord Prospectif)Cet article a pour objectif de proposer une méthode d'identification et de traitement des points clés de maîtrise de la performance de l'entreprise, basée sur une utilisation optimale des atouts de la Balanced Scorecard (ou Tableau de Bord Prospectif).
Les chefs d'entreprise soucieux de la pérennité de leur entreprise dans un monde économique de plus en plus impitoyable cherchent à se doter de moyens et outils simples et rapides qui leur permettraient de prendre les bonnes décisions et d'agir de façon efficace et très ciblée.
Il est évident pour tout un chacun que la performance est le fruit de l'affectation judicieuse des ressources au fonctionnement des processus de l'entreprise, afin de générer la valeur ajoutée qui satisfera le client final. En effet, les processus d'entreprise sont omniprésents. Qu'ils soient transverses en interne ou partagés entre plusieurs entités, ils représentent le véritable système nerveux de l'entreprise. Bien optimisés, ils sont les garants des avantages compétitifs dont celle-ci a besoin.
L'entreprise qui gagne doit être à même de réagir plus rapidement que la concurrence et s'adapter avec une grande agilité à l'évolution des conditions du marché. Par ailleurs, la pression constante des coûts et les exigences souvent renouvelées de la part des clients vient augmenter les contraintes générées par la concurrence. La réussite d'une entreprise, à moyen terme comme à long terme (chiffre d'affaires et bénéfices), dépend en grande partie de la qualité avec laquelle ses processus sont gérés.
La gestion des processus de l'entreprise est un levier essentiel pour l'amélioration de la compétitivité et de l'innovation. Son impact est direct sur les processus commerciaux (produits/services innovants, délais, sav,...), les processus de production et de service (orientation client, qualité, contribution aux résultats, marges et bénéfices), les processus de support (diminution des charges, satisfaction des employés,...), les processus de pilotage (partage d'une stratégie claire, gestion des changements,..)
Assurer les conditions de la performance
La modélisation des processus permet des analyses et l'élaboration des bons scénarios et conduit bien sûr à une meilleure maîtrise des processus d'entreprise. Ces actions de modélisation sont bénéfiques pour l'entreprise, personne ne le conteste, mais elles sont néanmoins longues et nécessitent de mobiliser durablement des ressources et des compétences internes.
Dans le contexte économique ambiant, les PME/PMI ont du mal à se doter des moyens pour les aider à conserver ou retrouver rapidement une performance optimale, et ainsi souvent assurer leur existence économique. En effet, contrairement aux grandes structures qui disposent des profils et de compétences support (service qualité, service des processus et procédures, service de l'organisation,..) les PMI/PME ont du mal à dégager des ressources trop occupées à la gestion des opérations quotidiennes indispensables ; de ce fait, elle ne se dote pas des moyens pour corriger leur stratégie et consolider (voire sauver) leur existence.
Les PME/PMI ont un besoin urgent de moyens efficaces et pragmatiques pour les aider à se mettre ou se remettre dans les conditions de maîtrise de la concurrence.
Par manque de temps et de budget, elles doivent concentrer leurs efforts « sur leur cible et uniquement leur cible »
Le cadre d'une solution pragmatique
Une méthode pragmatique d'identification des éléments d'entreprise propices au retour rapide de la performance existe. Par la mise en place des initiatives de changement, pertinentes et adaptées, quelques semaines sont suffisantes pour retrouver la voie de la performance globale.
Les pré-requis de la méthode
Cette méthode prend appui sur les réflexions et constats suivants :
ü Dans une entreprise, il existe rarement plus de 2 ou 3 processus critiques, c'est-à-dire qui assurent le fonctionnement minimal de celle-ci (leurs défaillances mettraient l'entreprise en danger).
ü Pour une action immédiate, il suffit de traiter les processus majoritairement critiques et cela dans un ordre qui cherche à éliminer progressivement les causes de dysfonctionnement.
ü En conséquence, il est essentiel d'avoir un regard analytique sur ces processus critiques et déterminer les relations causales qui les lient, afin d'effectuer des actions de corrections dans un ordre pertinent.
Les apports de la méthode
La méthode dont nous allons présenter ci-après les caractéristiques essentielles, cherche à atteindre très vite des premiers résultats convaincants pour les différents acteurs (dirigeants, employés, actionnaires, clients,...). Elle se veut donc simple à mettre en oeuvre, sans expertise particulière, les aspects de modélisation étant réduits au strict minimum et totalement transparents pour les acteurs de l'entreprise. Par ailleurs cette méthode qui est instrumentée par un outil puissant de traitement des tableaux de bord prospectifs (les Balanced Scorecard) mène naturellement à l'installation des conditions d'une bonne conduite du changement par les acteurs de l'entreprise.
Cette méthode permet également une communication élargie et efficace pour tous les niveaux de l'entreprise car elle utilise notamment les intranets d'entreprise.
Les points spécifiques de la méthode
Il est indispensable pour la réussite de la méthode de respecter les points suivants :
o Les équipes dirigeantes définissent de façon consensuelle et collaborative la vision idéale de leur entreprise dans les 3 à 6 prochains mois.
o En conformité avec cette vision, et pour une axe stratégique donné, les objectifs identifiés sont reliés entre eux par des relations causales qui sont quantifiées (afin d'établir ultérieurement des priorités dans les actions à mener)
o Pour chaque objectif, des facteurs clés de succès (FCS) sont identifiés.
o L'analyse concerne le comportement des processus critiques selon plusieurs perspectives croisées (celles préconisées par Kaplan
Guy RIVOIRE
Cabinet ELNOR
guy-rivoire@elnor.fr
