Gestion des connaissances

Les nouvelles exigences des clients ont poussé le groupe Bouygues à améliorer certains de ses modes d'organisations. Les projets deviennent plus complexes. Les collaborateurs sont de plus en plus nomades et les outils d'échanges numériques sont devenus nécessaires. Dans ce contexte, la mise en place de communautés de pratique a pour objectif de permettre aux collaborateurs distants de trouver les réponses qu'ils cherchent en vue de mieux conduire et coordonner leurs projets respectifs. Ils créent ainsi ensemble de la connaissance.

A noter que la société Bouygues Construction a une présence internationale dans 60 pays avec 38 000 collaborateurs dont 22 000 hors de France. Les problématiques peuvent être identiques dans deux pôles géographiques différents et la communauté peut pallier à ce problème de distance en capitalisant sur les expériences vécues.

Les caractéristiques de la communauté

La communauté est un point de départ pour dynamiser une démarche. Elle est tout d'abord informelle et devient par la suite une communauté officielle que l'on mettra en valeur. Elle doit, par contre, répondre à un besoin réel avec des résultats mesurables.

L'expérience de Bouygues concerne des communautés qui ne définissent pas au préalable une date de fin de vie. Les livrables ne sont pas toujours déterminés au départ. C'est à ce niveau que l'on peut faire une sorte d'amalgame entre la notion de communauté et celle de Réseau. « Le principe de la communauté est diagonal par rapport à l'organisation de l'entreprise. Il est complémentaire par rapport à sa stratégie générale. »

Eric Juin est convaincu que pour favoriser les échanges et le partage des connaissances, il faut certes avoir capitalisé des « savoirs » mais aussi beaucoup de bon sens. Dans la pratique, cela se traduit par la volonté de partager pour gagner en performance.

Pour stimuler cet esprit de partage, Bouygues Construction va jusqu'à intégrer dans les fiches annuelles des services Ressources Humaines un volet consacré à « l'évaluation des contributions croisées entre les collaborateurs ».

Le Rôle de l'animation et du « manager »

L'animateur d'une communauté est important mais il varie selon les cas, il peut se caractériser par un profil d'un spécialiste « métier » : ce sont les « hommes de l'art » qui ont une expérience et une connaissance confirmée du domaine traité au sein de la communauté. Il peut aussi se définir comme un profil « transverse » orienté business pour jouer le rôle de prescripteur auprès de relais identifiés. En fait, il manage la communauté même en ce qui concerne les enjeux liés à sa création. Le manager doit mesurer l'enjeu pour l'entreprise émanant de la communauté, il doit juger s'il est pertinent de favoriser les échanges. Le manager doit également mesurer, pour un sujet donné, dans quelle mesure il y a une tendance à l'agrégation et doit être capable de cerner s'il y a intérêt d'aller plus loin dans les échanges. Pour cela, il doit s'assurer d'adapter la qualité des membres en fonction du thème : technicien, spécialiste, chef de projet.

Quelques moyens pour favoriser la dynamique

Une charte de partage de la connaissance est diffusée aux membres en vue de cadrer les objectifs de leur communauté et de mieux formaliser leur engagement.

Une lettre de partage de la connaissance ainsi qu'un espace thématique intégré dans l'Intranet de la société : l'objectif est de faire connaître les communautés existantes, leurs animateurs et les résultats de leurs travaux. Ainsi la diffusion des « bonnes pratiques » est assurée.

Une journée est consacrée aux animateurs du réseau tous les ans, elle concerne 1000 managers chez Bouygues. Ces projets qui conduisent à la constitution de communautés sont en réalité des projets de conduite du changement.

Pour leur réussite, il faut instaurer des règles à respect
er et favoriser le partage à l'aide d'outils « facilitateurs » « un outil qui s'oublie rapidement ». Concernant les outils, l'exemple avancé est celui des jeux vidéo que l'on vend aux enfants. Les enfants ne lisent jamais le mode d'emploi pour pouvoir les utiliser !
Les outils collaboratifs doivent être également faciles à l'usage « on ne doit pas avoir à faire un effort important pour se les approprier »

Des pôles au réseau...

Baptisées pour la majorité pôle, certaines communautés travaillent sur des problématiques techniques qui se déclinent autour de compétences dans le domaine de la façade, de l'acoustique, du thermique et du Management de projet. Ces pôles regroupent environ 200 personnes.

Un des pôles est dédié aux achats avec un principe de fonctionnement sous forme de GIE achats. Sur la base des besoins de cette communauté, les membres ont opté pour une boîte aux lettres partagée avec des mails en copie systématique. Les questions sont analysées et traitées et peuvent servir à tous les membres.

Enfin, une autre communauté en activité : la « communauté des développeurs Immobiliers ». Elle regroupe 150 personnes et la particularité de cette communauté est qu'il y a un fort esprit identitaire avec une forte envie de se mettre en Réseau.