Gestion des connaissances

La gestion des connaissances constitue un enjeu majeur dans une économie de services puisqu'elle vise à développer le capital intellectuel de l'entreprise, patrimoine et clé de sa compétitivité. A travers la réalisation de ce livre blanc, l'objectif est d'une part de contribuer à optimiser l'outil de gestion des connaissances au sein de l'entreprise et, d'autre part, de mettre en avant la nécessité de se doter des moyens juridiques appropriés. Il s'agit donc d'une « organisation juridique » qui peut se décliner autour de quatre étapes principales.

1^ère étape : disposer de contrats « protecteurs »

Les principaux contrats sont :
- le contrat de conseil
- le contrat de licence d'utilisation de l'outil
- le contrat de formation
- le contrat de réalisation de développements spécifiques
- le contrat de maintenance de l'outil

Il existe sur le marché une gamme très étendue d'outils de gestion des connaissances. Il peut être utile, en amont, de faire appel à un prestataire chargé de conseiller le client sur les produits qui paraissent les mieux adaptés à ses besoins. Le contrat de conseil aura pour objet de définir les conditions et les modalités selon lesquelles le prestataire s'engage à exécuter les prestations d'étude et de conseil demandées par le client sur la base d'un cahier des charges.

Le contrat de licence a pour finalité la mise à disposition d'un droit d'utilisation. Le contrat de formation définit les conditions dans lesquelles le prestataire fournit au client des prestations de formation. Le contrat de réalisation de développements spécifiques définit les relations entre le client et l'éditeur concernant la réalisation de développements adaptés aux besoins spécifiques du client.

2^ème étape : gérer les droits sur l'outil et son contenu

Le contenu de l'outil de KM peut être constitué d'oeuvres protégées par le droit du producteur de base de données et/ou par le droit d'auteur. En effet, toute oeuvre originale, c'est-à-dire reflétant la personnalité de son auteur, à condition qu'elle soit un minimum formalisée, est protégée par le droit d'auteur. L'ensemble des droits sur l'oeuvre originale appartient à l'auteur qui détient sur celle-ci l'intégralité des droits moraux et des droits patrimoniaux. Toute utilisation d'une oeuvre non autorisée par son auteur constitue une contrefaçon, délit civil et pénal.

Or, il arrive que le contrat de licence d'utilisation de l'outil de KM prévoit que le contenu est « libre de droits ». Une telle stipulation n'est pas sans danger car il peut arriver que le salarié de l'entreprise de KM qui a crée les contenus soit licencié et revendique ses droits sur le contenu au motif que l'exploitation par le client de ce contenu constituerait une contrefaçon.

Hormis l'hypothèse du logiciel, les droits de l'employé sur l'oeuvre créée par lui dans l'exercice de ses foncions lui appartient, sauf si son contrat de travail prévoit une cession des droits au profit de l'employeur. Le client doit donc s'assurer que le contenu de son outil est « propre » et qu'il dispose bien d'une cession de droits en bonne et due forme. Le Code de la propriété intellectuelle exige, en effet, pour que la cession d'un droit de propriété intellectuelle puisse s'opérer valablement que chacun des droits cédés fasse l'objet d'une mention distincte dans l'acte de cession, et que le domaine d'exploitation des droits cédés soit délimité quant à son étendue, sa destination, son lieu et sa durée.

Le client devra également s'assurer que l'éditeur lui garantit la jouissance paisible du contenu. En outre, l'éditeur va souvent devoir intégrer, au sein de l'outil, des contenus fournis par le client. Le mécanisme s'inverse alors. L'éditeur devra, en effet, demander au client de le décharger de toute responsabilité sur ce contenu. Le client devra lui garantir qu'il dispose bien d
es droits sur ce contenu et l'éditeur devra vérifier que le client lui a donné les droits nécessaires à l'intégration de ce contenu.

Il conviendra, enfin, de gérer la question des oeuvres composites, c'est-à-dire créées par le client sur la base des éléments intégrés dans l'outil et fournis par l'éditeur. L'oeuvre créée par le client sera lors une oeuvre nouvelle à laquelle est incorporée une oeuvre préexistante sans la collaboration de l'auteur de cette dernière. L'exploitation de l'oeuvre composite implique l'accord du titulaire des droits sur l'oeuvre préexistante.

3^ème étape : déployer l'outil dans le respect de la loi

Ce déploiement nécessite le respect des dispositions issues de la loi « Informatique et libertés » modifiée le 6 août 2004. Si un traitement de données nominatives est mis en oeuvre dans le cadre de cette outil (par exemple : diffusion au sein du produit du trombinoscope de l'entreprise), un déclaration auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) devra être effectuée, sous peine de sanctions pénales.

Ce déploiement implique également le respect des dispositions du Code du travail. Le Code prévoit, en effet, la consultation et l'information préalable du comité d'entreprise lors de tout projet important d'introduction de nouvelles technologies quand celles-ci sont susceptibles d'avoir des conséquences sur l'emploi, la qualification, la rémunération, la formation ou les conditions de travail du personnel. La jurisprudence a qualifié d'introduction de projet important de nouvelles technologies la mise en place d'un intranet. Par analogie, il est fort probable que la mise en place d'un outil de KM au sein de l'entreprise reçoive également cette qualification et nécessite donc l'information et la consultation préalable du comité d'entreprise.

Il est, enfin, utile d'élaborer des documents destinés à l'information des salariés de l'entreprise sur les règles d'utilisation de l'outil de KM. Ces documents sont au nombre de trois : une charte présentant les règles et principes généraux qui commandent cette utilisation, un guide dont la finalité est plus juridique que la charte en ce qu'il définit les dispositions légales qui s'appliquent dans le cadre de cette utilisation, et un livret des procédures dont la finalité et plus pratique que les deux autres documents en ce qu'il définit les procédures d'utilisation et d'accès à l'outil.

Un déploiement électronique de ces documents peut être réalisé et l'acceptation des procédures et documents par les utilisateurs pourrait intervenir sur la base d'un double clic d'acceptation (« contrat clic »).

4^ème étape : sécuriser le contenu de l'outil

Enfin, pour que l'outil de KM soit créateur de valeur, il faut en protéger son contenu qui constitue le patrimoine intellectuel de l'entreprise. Des systèmes de tatouage des contenus ou d'audit afin de savoir qui fait quoi, qui imprime quoi, pour quelle raison, afin également d'identifier les failles du systèmes pourront être mise ne place dans le respect du droit du travail car ce type de système ne saurait être réalisé à l'insu des salariés.

Pour en savoir plus sur le livre blanc :
http://www.gfii.asso.fr/connaissance.htm

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Pour plus d'informations sur cet article :
Chloé TORRES
Avocat Alain Bensoussan Avocats, et co-animatrice du groupe de travail du GFII pour le livre blanc sur « La gestion des connaissances »
Chloe-torres@alain-bensoussan.com