L'intérêt pour la veille s'est développé ces quinze dernières années au sein des entreprises internationales et notamment françaises. Pourquoi ? Comment ?L'intérêt pour la veille s'est développé ces quinze dernières années au sein des entreprises internationales et notamment françaises. En effet, la veille permet aux entreprises de mieux connaître leur environnement extérieur, qu'il s'agisse des technologies, des clients, des fournisseurs et des partenaires.
Pour répondre à la question de la maturité de la veille, il faut en examiner l'histoire de son introduction au sein des entreprises. Depuis la constitution des réseaux de veille jusqu'à la mise en oeuvre des outils spécialisés, en passant par l'arrivée de l'Internet, l'histoire de la pénétration et du développement de la veille au sein des entreprises a connu trois grandes étapes.
La première étape de l'histoire de la veille a été marquée par la constitution des cellules de veille. Cette période est caractérisée par la volonté de formaliser et d'organiser la veille au sein des entreprises. Les cellules avaient la charge de l'ensemble du cycle de veille. Elles rassemblaient la totalité des veilleurs d'une entreprise sous la coordination d'un responsable de la veille.
Le processus de la veille était découpé en cinq grandes étapes : le ciblage des thèmes de veille, la collecte des informations, l'analyse des informations collectées, la réalisation de synthèses et leur mise à disposition.
Chaque thème de veille faisait l'objet d'un dossier qui était ensuite donné en consultation aux collaborateurs concernés au sein de l'entreprise. Ces dossiers de veille étaient principalement constitués de documents papiers et mis à disposition sous ce format aux personnes intéressées dans l'entreprise.
Un autre élément qui a marqué la période est l'utilisation de bases de données interrogeables à distance. Elles nécessitaient l'apprentissage d'un langage de requête que le veilleur devait s'approprier. Les bases pouvant être analysées étaient par exemple, les bases de brevets. Ce qui explique que la dimension scientifique et technique a d'abord primé sur l'aspect concurrentiel et commercial dans les systèmes de veille. Ainsi les veilleurs ont développé une expertise dans l'étude, dans l'interrogation des bases de données existantes et dans la constitution de dossiers de veille.
Le principal avantage de cette approche était la qualité et la pertinence des informations fournies sur les thèmes retenus. Ces dossiers étaient une source fiable d'informations même si la diffusion au plus grand nombre sous format papier posait de nombreux problèmes pratiques.
Le principal inconvénient des systèmes de cette époque était que la recherche des informations, la constitution des dossiers de veille et leur diffusion représentaient un lourd travail, très consommateur de temps, en effet ils restaient très basés sur des supports papiers. Par ailleurs, l'actualité des informations présentes dans ces systèmes n'était pas leur point fort.
Malgré des efforts conséquents, la veille restait, de ce fait, isolée, réservée aux personnes qui en avaient la charge et à quelques collaborateurs particulièrement motivés et surtout très peu outillée. Cela faisait d'ailleurs sa grande faiblesse.
C'est l'entrée et le déploiement de l'Internet dans les entreprises qui ont fait évoluer la veille et ont constitué la deuxième étape de son histoire. L'Internet a mis à disposition de l'ensemble des collaborateurs dans les entreprises une masse de données, informations et connaissances disponibles en différents endroits de la planète.
L'utilisation d'Internet a permis le développement exponentiel des sites web, forums de discussion, listes de diffusion... Sortant de la sphère professionnelle, Internet, par le biais des moteurs de recherche a permis le développement de la recherche d'informations par les non-spécialistes. Ingénieurs, commerciaux, responsables du marketing... tout le monde et à tous les niveaux de l'entreprise a pu avoir accès à une grande quantité d'informations.
Les interfaces des moteurs de recherche se sont alors adaptées pour proposer des systèmes de recherche simple, a contrario des bases de données nécessitant un langage d'interrogation qui demandait un certain apprentissage.
Suivant un schéma classique, le premier temps fut celui de l'engouement, c'est-à-dire une recherche frénétique d'informations. Les personnes s'inscrivaient à de nombreuses listes de diffusion et se trouvaient confrontées à un raz de marée informationnel.
L'avantage de ce système était qu'il permettait avoir accès à un nombre et une variété de sources d'information considérables. Cependant, toutes les sources n'avaient pas le même degré de fiabilité. L'importance de la gestion des sources d'information est ainsi devenu un thème de réflexion au sein des entreprises.
Durant cette période, le célèbre adage "trop d'informations tuent l'information" est devenu une réalité pour beaucoup, de nombreux collaborateurs se sont retrouvés noyés sous une masse d'informations dont ils ne pouvaient distinguer la pertinence. Dans ces conditions, certains ont mis en place des bases de connaissances spécialisées qui avaient pour objectif de rassembler l'ensemble des informations sur un sujet donné. Ces initiatives ont eu des apports certains. Elles ont notamment permis de stocker et de classer électroniquement une masse d'informations qui se trouvaient éparpillées dans différents endroits et surtout d'intégrer les informations sur les technologies, les clients, les fournisseurs... usuellement qualifiées de grises, c'est à dire non disponibles sur des sources formelles, et ainsi d'apporter une forte valeur ajoutée aux collaborateurs qui en avaient connaissance.
Ce faisant, la veille sortait de son isolement et commençait à s'insérer dans les modes de fonctionnement opérationnels. Cependant, la mise en oeuvre de ces bases de connaissances, développées à la demande des utilisateurs, a posé rapidement des problèmes d'intégration dans le système d'information des entreprises d'une part et, d'autre part, des difficulté pour la maintenance des logiciels développés. Le nombre important de bases réalisées durant cette période a multiplié ces difficultés.
Pour faire face au développement de l'Internet dans les entreprises, le besoin s'est fait sentir de plates-formes permettant un accès canalisé aux différentes sources disponibles.
Des premiers progiciels sont apparus. Ceux-ci couvraient, le plus souvent, l'ensemble du cycle de veille, de la collecte des informations jusqu'à leur diffusion. Les outils de veille disponibles actuellement regroupent les fonctionnalités suivantes.
- Ciblage : identification des sources internes et externes, gratuites et payantes, à surveiller. Les sources Internet qui peuvent être analysées sont les sites web, les forums de discussion, les listes de diffusion, les lettres d'information, le web dit invisible...
- Acquisition : récupération automatisée de l'information présente sur les sources internes comme externes et insertion de cette information dans des bases de données dédiées, paramétrées pour répondre aux besoins de recherche,
- Traitement : indexation, catégorisation et traitement de l'information récupérée précédemment sont les principales activités réalisées à ce niveau, le contenu des technologies d'analyse textuelle utilisées ici est précisé plus bas,
- Diffusion : fourniture aux utilisateurs habilités des informations analysées, retraitées et capitalisées, cette opération peut se faire au travers de dossiers dédiés (monographies) ou sous des formats plus classiques comme des lettres d'information périodiques, des alertes flash...
Il faut indiquer, de manière plus précise, que les fonctionnalités de ciblage supportées par les outils sont en fait réalisées par des opérations humaines, les analyses et évaluations des responsables de veille.
De plus, les technologies d'analyse textuelle se sont développées, elles permettent de réaliser des traitements à haut niveau de valeur ajoutée sur des fonds documentaires. Elles apportent une indéniable valeur ajoutée aux systèmes de veille, de manière plus précise, elles permettent de réaliser les opérations suivantes.
- Extraction de concepts : analyse des fonds documentaires grâce à des traitements linguistiques tels que l'analyse syntaxique ou l'analyse sémantique et utilisation de modules spécialisés contenant des lexiques métiers (thésaurus) ou des règles d'extraction afin de permettre automatiquement la reconnaissance de concepts déjà répertoriés ou de découvrir des concepts de plus haut niveau,
- Génération automatique de plans de classement : organisation de façon dynamique et intuitive d'un ensemble non structuré de documents en thèmes et établissement d'une véritable cartographie du fonds documentaire considéré,
- Classification automatique : classement par apprentissage des documents dans un plan de classement préexistant, il est possible à ce niveau de catégoriser des fonds documentaires de natures hétérogènes.
Ainsi intégrées dans un progiciel de veille, elles permettent que les alertes générées chaque jour soient automatiquement classées dans des dossiers pertinents grâce à un agent de catégorisation intégré. Un rapport généré automatiquement est ensuite envoyé chaque matin par le logiciel aux communautés de destinataires.
Le déploiement des progiciels de veille a permis d'adopter une approche industrielle de la mise en oeuvre de logiciels de collecte et de partage des informations critiques tout en fournissant une richesse fonctionnelle et technique certaine.
Dans un contexte où le besoin des activités de veille devenait de plus en plus important, du fait notamment de l'accélération globale des évolutions technologiques, du développement de la concurrence, des restructurations qui en résultent et plus généralement de la globalisation, la veille s'est insérée progressivement dans les modes de fonctionnement des entreprises jusqu'à en devenir un élément naturel. Cette évolution a en grande partie été conditionné par les changements technologiques et notamment l'apparition de progiciels de veille et l'utilisation de technologies évoluées.
Par ailleurs, même si l'intelligence économique a eu tendance à intégrer la veille dans un concept global qui rassemble actions de renseignement et actions de désinformation, la veille a réussi à se positionner et à exister de manière indépendante.
De plus, le nombre d'intervenants qu'il s'agisse de fournisseurs de logiciels ou de prestataires a beaucoup diminué ces dernières années.
A travers tous ces éléments, il est permis d'affirmer que la veille a atteint un bon niveau de maturité mais qu'elle n'a cependant pas fini son évolution. Une preuve en est fournie par l'arrivée de prestataires offrant des services en externalisation des processus de veille.
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Farida TALHI
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Denis MEINGAN
Directeur Associé de Knowledge Consult
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